Workflows d'approbation de documents

Le moteur de workflow de LogicalDOC fait passer les documents par des étapes de relecture et d'approbation que vous définissez vous-même : qui relit, ce qui se passe quand un document est refusé, quand les relecteurs reçoivent un rappel et où arrive le document approuvé. Chaque événement est enregistré dans l'historique du workflow.

Le workflow est disponible dans LogicalDOC Enterprise et LogicalDOC Cloud.

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Le déroulement d'un workflow d'approbation dans LogicalDOC

Voici un processus type d'approbation des contrats, créé avec le concepteur de workflows en ligne. Le même schéma s'applique aux factures, aux bons de commande, aux procédures qualité, aux plans techniques et aux documents RH.

 

Exemple d'automatisation : ce qui se passe quand un contrat est approuvé

 

Lorsque le workflow atteint l'état final Approved, LogicalDOC exécute le script qui lui est associé. Les scripts sont écrits en Apache Velocity et peuvent utiliser des outils comme DocTool et MailTool. Pour chaque document du workflow, ce script :

1. enregistre l'approbation dans le journal de l'application ;
2. déplace le contrat dans le dossier /Contracts/Approved ;
3. envoie le contrat approuvé par e-mail à l'équipe Contrats.

Tel qu'il est écrit, le script envoie un e-mail par document. Une petite modification de la boucle permet d'envoyer tous les documents dans un seul message.

Le script

## Contract Approval Workflow
## Automation executed when a contract is approved.
##
## Actions:
## 1. Log the approval.
## 2. Move the contract to the Approved folder.
## 3. Email the approved contract to the Contracts team.

#set($recipient = "contracts@example.com")
#set($subject = "Contract Approved - LogicalDOC")
#set($message = "Hello,<br/><br/>A contract has been approved through the LogicalDOC workflow.<br/><br/>Please find the approved document attached.<br/><br/>Best regards,<br/>LogicalDOC Workflow Automation")

#foreach($doc in $documents)

  ## Log the approved contract
  $log.info("Contract approved - Document: $doc.title (ID: $doc.id)")

  ## Move the contract to the Approved folder
  $DocTool.move($doc, '/Default/Contracts/Approved', '_system')

  ## Send the approved contract by email
  $MailTool.sendDocument($doc, null, $recipient, $subject, $message)

#end

Essayer la démo interactive : approbations et annotations dans le workflow

Parcourez une approbation complète dans LogicalDOC à votre rythme, sans inscription : du choix du workflow à l'approbation du document, jusqu'aux annotations destinées aux futurs lecteurs.

Voir la vidéo pas à pas

Vous préférez une vidéo ? La même approbation en 4 minutes, avec un chapitre pour chaque étape. La vidéo est en anglais.

Le workflow en action

 

Concepteur de workflows. Le processus d'approbation des contrats décrit plus haut, tel qu'il apparaît dans le concepteur : tâches, transitions nommées et boucle qui renvoie les contrats refusés vers Revision.

 

Lancer un workflow. Sélectionnez un ou plusieurs documents, cliquez sur Start workflow et choisissez le processus. Vous pouvez aussi attribuer à l'instance un tag et une couleur.

 

Candidats d'une tâche. La tâche Reviewer assignment est proposée à tout le groupe Legal : chaque membre est averti, et le premier qui la prend en charge effectue la relecture.

 

Note obligatoire. La tâche Rejection revient à l'initiateur, et Require note at completion garantit que les raisons sont mises par écrit avant que le processus ne continue.

 

Échéance et rappels. Un jour pour terminer la relecture, puis un rappel toutes les deux heures. Un script facultatif peut se lancer dès que la tâche est en retard.

 

Historique du workflow. Chaque événement de l'instance est enregistré avec la tâche, la date, l'heure et l'utilisateur, et la liste peut être exportée ou imprimée.

Fonctionnalités du workflow

Pourquoi les équipes utilisent le workflow pour leurs approbations

Questions fréquentes

• Un workflow peut-il démarrer automatiquement à l'ajout d'un document ?
   

  Oui. Un déclencheur de dossier relie un modèle de document à un workflow : lorsque l'événement défini se produit dans ce dossier, le workflow démarre pour les documents concernés. Les déclencheurs peuvent aussi s'appliquer à tous les sous-dossiers.

• Puis-je attribuer une tâche à un groupe plutôt qu'à une seule personne ?
   

  Oui. Tous les membres du groupe sont avertis, et le premier qui prend la tâche en charge la traite. Les relecteurs peuvent aussi être tirés d'un attribut de type Utilisateur du document lui-même.

• Plusieurs personnes peuvent-elles approuver le même document en parallèle ?
   

  Oui. Un Fork lance des tâches d'approbation en parallèle et un Join attend qu'elles soient toutes terminées. Le workflow d'exemple Multi Approval montre un processus dans lequel un seul refus met fin au workflow.

• Que se passe-t-il quand un document est refusé ?
   

  Le workflow suit la transition que vous avez prévue pour le refus, en général un retour à l'auteur avec une tâche de révision. Vous pouvez rendre une note obligatoire avant de terminer la tâche, et le fichier corrigé est enregistré comme nouvelle version.

• Faut-il savoir programmer pour créer un workflow ?
   

  Non. Les workflows se dessinent dans le concepteur graphique. Les scripts d'automatisation et de validation sont facultatifs, pour des étapes comme déplacer des documents ou vérifier une condition avant de terminer une tâche.

• Le workflow est-il disponible dans la Community Edition ?
   

  Non. Le workflow fait partie de LogicalDOC Enterprise et LogicalDOC Cloud.