Rassembler : les fondements de la gestion documentaire
LogicalDOC est une solution de gestion documentaire conçue pour simplifier la collecte et l'organisation des informations de l'entreprise. L'un de ses principaux avantages réside dans sa capacité à centraliser et catégoriser efficacement les documents. Grâce à un système d'archivage électronique, les utilisateurs peuvent facilement télécharger , indexer et cataloguer des documents de nature variée, les rendant ainsi rapidement accessibles et consultables grâce à des mots-clés, des balises et des métadonnées. Ce processus réduit non seulement le temps de recherche d'informations, mais améliore également la sécurité et l'intégrité des données, les protégeant ainsi contre les accès non autorisés et les pertes accidentelles.
LogicalDOC simplifie la collecte, l'organisation et la sécurité des documents grâce à :
- Téléchargement en masse : vous permet de télécharger de grandes quantités de documents en une seule fois, réduisant ainsi considérablement le temps nécessaire à l'archivage initial. ( Import Folders facilite également l'importation en masse).
- Indexation automatique : attribue automatiquement des métadonnées et des balises aux documents téléchargés, ce qui facilite leur catégorisation et leur recherche ultérieure. ( Indexation de texte intégral multilingue , OCR zonal , reconnaissance de codes-barres , code-barres zonal )
- Recherche avancée : vous permet de trouver rapidement des documents à l'aide de mots-clés, de balises, de filtres et d'opérateurs booléens, améliorant ainsi l'efficacité de la recherche d'informations. ( Recherche de documents )
- Gestion des métadonnées : vous permet de personnaliser et de gérer les métadonnées pour chaque type de document, améliorant ainsi l'organisation et la disponibilité. ( Métadonnées et modèles, identifiant personnalisé )
- Contrôle d'accès : Offre des niveaux de sécurité différenciés pour protéger les documents sensibles, définissant qui peut afficher, modifier ou supprimer chaque document.
- OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : Transforme les documents numérisés en texte consultable, augmentant ainsi l'accessibilité des informations. ( OCR - Reconnaissance Optique de Caractères , Numérisation vers LogicalDOC , Kofax - Extraction de Métadonnées )
- Importation d'e-mails : permet d'archiver automatiquement les e-mails et leurs pièces jointes dans votre système de gestion de documents. ( Importation depuis les boîtes e-mail , complément Microsoft Outlook )
- Archivage à long terme : prend en charge l'archivage conforme à la réglementation , garantissant un stockage sécurisé des documents pendant des périodes prolongées. ( Politiques de conservation , archives d'importation/exportation )
- Prise en charge de plusieurs formats : gère divers formats de fichiers, notamment PDF, Word, Excel, CAD , images DICOM et vidéos.
- Catégorisation hiérarchique : Permet d'organiser les documents en structures hiérarchiques pour une navigation intuitive.
- Sauvegarde automatique : Effectue des sauvegardes périodiques des documents pour garantir leur sécurité et leur intégrité. ( Sauvegarde )
- Migration de données : facilite la migration de documents depuis d'autres systèmes de gestion de documents vers LogicalDOC. ( Importation de dossiers , synchronisation , API de service Web )
- Interface utilisateur intuitive : Elle offre une interface conviviale qui rend le système simple à utiliser même pour les utilisateurs non experts. ( Interface Web )
- Gestion des autorisations basée sur les rôles : vous permet d'attribuer des autorisations spécifiques en fonction des rôles au sein de votre organisation.
Partager : Faciliter le travail d'équipe
Une autre fonctionnalité clé de LogicalDOC est sa capacité à favoriser la collaboration entre les membres d'une organisation. La plateforme propose des outils intégrés de gestion des versions de documents ( archivage et extraction ), qui permettent de suivre et de gérer les modifications apportées par les différents utilisateurs. Ainsi, chacun travaille sur la version la plus récente d'un document, évitant toute confusion et améliorant la cohérence. De plus, LogicalDOC prend en charge le partage de documents en interne et en externe, favorisant ainsi la coopération avec les partenaires et les clients. Les fonctionnalités de commentaires et d'annotations permettent un retour immédiat et constructif, rendant le flux de travail plus dynamique et efficace.
Améliorez le travail d'équipe avec :
- Contrôle de version automatique : suit les modifications apportées aux documents et conserve un journal des versions précédentes, vous permettant de revenir aux versions précédentes si nécessaire. ( Contrôle de version , Comparaison )
- Collaboration en temps réel : permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document, réduisant ainsi les délais de révision et d'approbation. ( Édition en ligne / Google Drive , OnlyOffice , Zoho Docs )
- Partage sécurisé : permet le partage de documents avec des utilisateurs internes et externes disposant d'autorisations contrôlées, garantissant ainsi que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations. ( Envoyer par e-mail ou télécharger un ticket , Syndication , Afficher les tickets , Citrix ShareFile )
- Commentaires et annotations : Propose des outils pour ajouter des notes et des commentaires directement aux documents, facilitant ainsi le feedback et la communication entre les équipes. ( Annotations )
- Notifications : Envoyez des alertes automatiques pour les mises à jour et les modifications des documents partagés, tenant tous les utilisateurs informés en temps réel. ( Abonnement aux événements )
- Flux de travail personnalisés : vous permet de créer des flux de travail personnalisés pour gérer les processus d'approbation et de révision des documents. ( Flux de travail , Actions personnalisées , Confirmation de lecture , DocuSign )
- Intégration avec les outils de communication : s'intègre aux e-mails, au chat et à d'autres outils de communication pour améliorer la collaboration.
- Accès à distance : Offre un accès aux documents depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, facilitant ainsi le travail à distance. ( Interface Web mobile , synchronisation ) Remarque : des applications natives iOS et Android sont également disponibles.
- Calendriers partagés : Permet la planification et la gestion des échéances des documents. ( Calendrier , Google Agenda )
- Gestion des tâches : Permet d'attribuer et de suivre les tâches liées aux documents. ( Workflow , Gestionnaire de tâches )
- Historique des activités : suivez toutes les activités effectuées sur les documents, fournissant une piste d'audit complète.
- Collaboration étendue : soutenez la collaboration avec des utilisateurs externes via des portails dédiés et des contrôles d'accès détaillés.
- Authentification unique (SSO) : Facilite l'accès sécurisé à la plateforme via des identifiants uniques. ( Authentification unique )
- Intégration avec les outils de gestion de projet : S'intègre aux logiciels de gestion de projet pour améliorer la coordination entre les équipes.
- Prise en charge multilingue : permet la collaboration dans plusieurs langues, prenant en charge les équipes internationales. ( Interface multilingue )
Exploiter les connaissances : transformer les données en valeur
La véritable force de LogicalDOC réside dans sa capacité à aider les entreprises à capitaliser sur les informations collectées et gérées. Grâce à l'intégration d'outils d'analyse et de rapport, la plateforme permet aux organisations d'extraire des informations précieuses de leurs données documentaires. Ces fonctionnalités permettent de surveiller l'utilisation des documents, d'identifier les tendances et d'optimiser les processus métier. De plus, grâce à son intégration avec d'autres systèmes d'entreprise tels que les ERP et les CRM, LogicalDOC permet une gestion plus globale de l'information, transformant les données statiques en ressources stratégiques. En fin de compte, LogicalDOC aide les entreprises non seulement à mieux gérer leurs documents, mais aussi à exploiter la valeur intrinsèque de l'information pour obtenir un avantage concurrentiel.
Transformez vos documents en actifs stratégiques avec :
- Rapports avancés : générez des rapports détaillés sur l'utilisation des documents et l'activité des utilisateurs, fournissant des informations précieuses pour améliorer les processus métier. ( Rapports personnalisés , Rapport des doublons )
- Analyse des données : Fournit des outils pour analyser les tendances et les performances des documents, aidant les entreprises à prendre des décisions éclairées. ( Note )
- Intégration avec ERP et CRM : s'intègre facilement à d'autres systèmes d'entreprise pour une gestion complète des informations, éliminant les silos de données.
- Automatisation des processus : automatisez les flux de travail et les processus métier pour augmenter l'efficacité et réduire les erreurs manuelles. ( Flux de travail , gestion des formulaires , formulaires Web )
- Tableaux de bord personnalisables : Offre des vues personnalisables pour surveiller les métriques et les KPI pertinents, permettant une gestion plus ciblée et stratégique.
- Accès via API : Permet d'intégrer LogicalDOC à d'autres applications métier via API, étendant ainsi les capacités du système. ( API de service Web )
- Gestion des droits numériques (DRM) : Protège les documents contre toute utilisation non autorisée et surveille leur utilisation. ( Estampillage - Filigrane numérique )
- Évolutivité : Adapte ses capacités aux besoins de l'entreprise, en soutenant la croissance et l'expansion de l'entreprise. ( Clustering , locataires multiples , stockages multiples )
- Apprentissage automatique : utilise des algorithmes d'apprentissage automatique pour améliorer l'organisation et la recherche de documents. ( ChatGPT )
- Analyse prédictive : Prédit les besoins futurs en fonction des données historiques, optimisant ainsi la gestion des ressources documentaires.
- Suivi de l'utilisation : suivez l'utilisation des documents pour identifier les modèles d'accès et d'utilisation, vous permettant d'optimiser les ressources.
- Intégration BI (Business Intelligence) : s'intègre aux outils BI pour fournir des visualisations avancées et des analyses approfondies.
- Optimisation des coûts : Analyser les données pour identifier les opportunités de réduction des coûts et d'amélioration de l'efficacité opérationnelle. ( Calcul des économies )
- Aide à la décision : Fournit des données et des analyses pour soutenir la planification stratégique et les décisions commerciales. ( Rapports personnalisés )
- Traitement de documents par lots : permet le traitement simultané de grandes quantités de documents à des fins d'analyse et de rapport.
- Gestion de la conformité : Surveiller et garantir le respect des réglementations légales et commerciales. ( Abonnement aux événements , Client de signature numérique )
Conclusion
LogicalDOC offre une solution de gestion documentaire puissante, évolutive et sécurisée qui aide les entreprises à collecter, partager et exploiter efficacement leurs connaissances. En intégrant l’IA, l'automatisation et l'analyse approfondie, elle transforme les données non structurées en informations exploitables, optimisant ainsi l'efficacité et l'avantage concurrentiel.
👉 Explorez la matrice de comparaison complète des fonctionnalités de LogicalDOC pour voir comment elle peut répondre aux besoins de votre entreprise.
