Contrôle de version, recherche en texte intégral et workflows : comment Dos&Donts a fait passer la gestion documentaire à un niveau d'entreprise grâce à LogicalDOC

À propos de Dos&Donts

Dos&Donts est une entreprise italienne spécialisée dans la conception et la mise en œuvre de solutions technologiques pour le contrôle, la sécurité et la gestion des salles blanches, des environnements BPF et des zones à contamination contrôlée. Ses solutions couvrent le contrôle des accès et des parcours, les systèmes de verrouillage des portes, la surveillance des paramètres environnementaux, l’analyse des données et la maintenance des installations.

— Paolo Alzamira, directeur technique

Opérer dans le secteur pharmaceutique, c’est travailler dans des environnements où chaque processus doit être traçable, chaque document doit être disponible dans la bonne version et chaque accès doit être contrôlé. La gestion documentaire n’est pas une fonction de soutien : elle fait partie intégrante de la conformité.

Le point de départ : des dossiers partagés dans un contexte qui exigeait davantage

— Paolo Alzamira, directeur technique

Les dossiers partagés constituent la solution la plus intuitive lorsqu’une entreprise commence à se développer et que la documentation s’accumule. Ils fonctionnent tant que l’équipe reste petite, que le nombre de fichiers est limité et que les processus sont simples. Dès qu’un certain seuil est dépassé, ils deviennent un problème : des structures imbriquées difficiles à parcourir, des droits d’accès gérés manuellement, l’absence d’historique des révisions et l’impossibilité de savoir si le fichier que l’on ouvre est bien la dernière version.

Pour une entreprise évoluant dans des environnements réglementés, cette fragilité devient rapidement une contrainte opérationnelle.

Le nœud du problème : la gestion des versions des documents

— Paolo Alzamira, directeur technique

La gestion des versions est souvent perçue comme une fonctionnalité avancée, réservée aux grandes organisations. En réalité, c’est l’une des exigences les plus critiques pour toute entreprise gérant une documentation technique en constante évolution.

Le problème des dossiers partagés est d’ordre structurel : lorsqu’un document est modifié et enregistré, la version précédente peut disparaître ou continuer à circuler sous forme de copies téléchargées par ceux qui l’avaient ouvert avant la mise à jour. Il en résulte la coexistence potentielle de plusieurs versions d’un même document, sans certitude immédiate quant à celle qui est la bonne.

Pour Dos&Donts, qui développe des logiciels et produit les manuels techniques correspondants, cela représente un risque réel : qu’un opérateur travaille avec un manuel qui n’est pas mis à jour selon la dernière version du logiciel. Dans les environnements pharmaceutiques et stériles, où la traçabilité fait partie intégrante du processus de certification, les conséquences d’une divergence dans la documentation peuvent être considérables.

Le choix de LogicalDOC : un système de gestion documentaire (DMS) spécialisé, sans le poids d’un système de gestion d’entreprise

— Paolo Alzamira, directeur technique

Le marché des systèmes de gestion documentaire est vaste, mais de nombreuses solutions sont commercialisées comme des composants d’écosystèmes plus vastes : intégrées à des systèmes de gestion d’entreprise, à des ERP ou à des suites d’entreprise, avec des fonctionnalités superflues qui augmentent la complexité et les coûts sans apporter de valeur ajoutée.

LogicalDOC a été choisi car il couvre de manière exhaustive tous les besoins en matière de gestion documentaire — structure de dossiers, autorisations granulaires basées sur les rôles, recherche plein texte avec OCR, contrôle des versions, workflows documentaires — sans nécessiter d’intégrations ni de modules complémentaires superflus. Un choix motivé par l’efficacité, et non par une exhaustivité formelle.

Ce qui a changé avec LogicalDOC

— Paolo Alzamira, directeur technique

Avec LogicalDOC, chaque modification apportée à un document génère automatiquement une nouvelle version enregistrée, accompagnée de la date, de l’auteur et de l’historique des révisions. Le document actuel est toujours identifiable sans ambiguïté. Les versions précédentes restent accessibles et peuvent être consultées, ce qui réduit le risque de continuer à utiliser des copies obsolètes.

L’accès est régi par des autorisations et des rôles définis : chaque utilisateur ne peut consulter et modifier que les documents pour lesquels il a été autorisé. La structure ne dépend pas de la bonne volonté de ceux qui enregistrent les fichiers dans le dossier approprié — le système lui-même garantit l’ordre et la traçabilité.

Recherche en texte intégral : trouver le document quand on en a besoin

— Paolo Alzamira, directeur technique

— Paolo Alzamira, directeur technique

La différence entre une recherche dans un système de fichiers et une recherche en texte intégral n’est pas une question de vitesse : c’est une question de méthode. Rechercher un document dans un dossier partagé implique de se souvenir du nom du fichier ou du sous-dossier dans lequel il a été enregistré. À mesure que les archives s’étoffent — et dans une entreprise technologique, elles s’étoffent rapidement —, ces deux éléments deviennent de moins en moins fiables.

La recherche en texte intégral de LogicalDOC porte sur le contenu des documents : chaque fichier mis en ligne est indexé en fonction du texte qu’il contient, extrait soit directement, soit via la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les documents numérisés. La recherche du nom d’un composant, d’un code produit ou d’une spécification technique renvoie tous les documents qui le contiennent — quel que soit le nom du fichier ou l’emplacement où il est enregistré.

La véritable valeur ne réside pas dans le gain de temps, mais dans la certitude de trouver le bon document, dans la bonne version, exactement au moment où vous en avez besoin — que ce soit pour un audit, une intervention technique urgente ou une demande d’un client.

Mise en route : mise en œuvre autonome, sans assistance externe

— Paolo Alzamira, directeur technique

L’ensemble du processus de mise en œuvre et de mise en service a été réalisé en interne, sans avoir recours à un cabinet de conseil externe dédié. Le directeur technique a configuré le système, organisé les dossiers, défini les autorisations et les rôles, puis formé l’équipe à son utilisation — en s’appuyant sur la documentation et les ressources fournies par LogicalDOC.

Cela montre clairement à quel point le système est accessible : aucun intégrateur externe n’a été nécessaire pour mettre le système de gestion documentaire (DMS) en service. Le temps nécessaire était entièrement lié à la réorganisation interne et au changement des habitudes opérationnelles — et non à la complexité du logiciel.

Ce que nous avons découvert en l’utilisant : des fonctionnalités «entreprise» dont une PME peut réellement tirer parti

— Paolo Alzamira, directeur technique

Le fait que Dos&Donts évalue désormais les workflows de documents — une fonctionnalité qui ne faisait pas partie des plans initiaux — met en évidence un aspect important de LogicalDOC.

Les workflows d’approbation et d’autorisation des documents sont des outils généralement associés aux organisations structurées : ils nécessitent des processus définis, des rôles clairs et un système capable de les gérer sans ajouter de complexité opérationnelle. Dans de nombreuses entreprises, leur adoption implique de passer à une autre plateforme.

Avec LogicalDOC, cette évolution s’effectue au sein du même système. L’entreprise peut commencer par une gestion de documents de base — gestion des versions, recherche et autorisations — puis introduire progressivement des workflows, des pistes d’audit complètes et une gestion structurée des processus lorsque l’organisation est prête. Des fonctionnalités de niveau entreprise, accessibles sans changer de plateforme.

Les principaux résultats en un coup d’œil

La recommandation

— Paolo Alzamira, directeur technique

D’après l’expérience concrète de Dos&Donts, LogicalDOC est particulièrement adapté aux entreprises qui :

• gèrent une documentation technique comportant de multiples versions qui doivent rester en adéquation avec le produit
• opèrent dans des environnements réglementés où la traçabilité des documents est une exigence
• recherchent un système de gestion documentaire (DMS) complet et spécialisé, sans la complexité d’une suite d’entreprise
• souhaitent commencer par une gestion documentaire basique, tout en sachant que des fonctionnalités avancées seront disponibles lorsque l’organisation sera prête à les utiliser

À propos de Dos&Donts

Dos&Donts est une entreprise italienne spécialisée dans la conception et la mise en œuvre de solutions technologiques pour le contrôle, la sécurité et la gestion des salles blanches, des environnements BPF et des zones à contamination contrôlée. Elle opère principalement dans les secteurs pharmaceutique et biotechnologique, proposant des systèmes de contrôle d’accès et de circulation, de verrouillage des portes, de surveillance des paramètres environnementaux, d’analyse des données et de maintenance des installations.

À propos de LogicalDOC

LogicalDOC est un système de gestion documentaire fondé en 2006, disponible à la fois dans le cloud et sur site. Il offre une recherche en texte intégral avec OCR, un contrôle des versions, des workflows documentaires, une intégration avec Microsoft Office, une API REST et le protocole WebDAV. Il est utilisé par des entreprises du monde entier dans les secteurs réglementés, industriels, techniques et professionnels.

Pour en savoir plus sur la manière dont LogicalDOC peut vous aider à mettre en place des processus documentaires plus traçables et plus évolutifs, vous pouvez commencer par évaluer le contexte de votre entreprise et vos besoins opérationnels.

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